Hatékony beszerzés

Tanuld meg a hatékony beszerzés fortélyait, hogy ne szivárogjon el a pénz a cégedből!

Amit utálok a beszerzésben – TOP 3

Mindenkinek, aki valamilyen szakmát művel, valamilyen munkakörben dolgozik, vannak olyan feladatai, amiket ki nem állhat. Amiktől kiveri a víz, vagy elfogja az undor, vagy éppen azt kívánja, bárcsak sose kellene elvégeznie.

Az esetek nagy részében ezek a feladatok valamilyen kellemetlenséggel, vagy problémával járnak, és ezért utáljuk őket.
A jó hír, hogy általában van rájuk megoldás. (Sőt többféle megoldás! Válogathat belőlük ki-ki vérmérséklete és a vesztenivalója arányában.) A rossz hír az, hogy azon túl, hogy a dühöngés helyett felismerjük a probléma kiváltó okát, még tenni is kell érte, hogy megoldjuk.

Amit utálok a beszerzésben


Mi az, amit utálok a beszerzésben?

1, Anyagot, szolgáltatást, árut, de azonnal! Sőt tegnapra!


Nincs az a beszerző, aki még ne találkozott volna ezzel a feladattal. Többnyire olyan cégen belüli megrendelőktől érkezik az igény, akik még biztosan nem olvasták a Mi nem beszerzés című írásomat! Ha olvasták volna, tudnák mi a dörgés. 🙂

De a viccet félretéve! Aki valaha próbált már árut beszerezni tegnapra, az tudja, hogy ez lehetetlen! DE aki nem, az is sejtheti józan paraszti ésszel végiggondolva, hogy az ilyen elvárások kissé irreálisak. Miért teszi ezt akkor mégis?
Szándékos kitolásból?
Lehet, hogy igen, de az is lehet, hogy nem. Azért az esetek nagy részében ez nem túl valószínű.
Ha azonban a problémát a megoldás szempontjából vizsgáljuk, akkor a beszerzői oldalon is fel kell, hogy villanjon néhány lámpa a fejekben?
Általában nem azért teszik ezt, hogy a beszerzéssel direkt kitoljanak.

Na de akkor miért? – kérdezi a beszerző, akin csattan az ostor?
Mi a megoldás a problémára?
Több is van, eltérő következményekkel.

Megoldások a hatékonyság növekvő sorrendjében

1, Elhiszem magamnak, hogy szándékosan bosszant és elküldöm a fenébe.

2, Megpróbálom megértetni vele, hogy tegnapra nem megy, ha beleszakadok akkor sem, és legyen szíves máskor előbb szólni.

3, Mivel tudom, hogy neki is fáj a probléma, együtt gondolkodva segítek neki kideríteni, hogy mi a legfőbb oka annak, hogy későn szól, és ezt hogyan tudnánk a jövőben megelőzni, megoldani. (Ha például a leggyakoribb ok az, hogy a cég vevője is későn kap észbe, kidolgozhatunk egy listát, ami a fő beszerzendő termékcsoportjaink beszerzési és szállítási határidejét tartalmazza, így amikor a terület munkatársa egyeztet a vevővel, már azelőtt, hogy megállapodtak volna a megrendelésben reális képet kapnak a lehetséges teljesítési határidőről.
Miért ez a leghatékonyabb és hosszú távon legjobban működő megoldás?
Mert a vevő is jobban jár, ha megbízható pontos információt kap, hiszen ő is valakinek a beszállítója, akinek aztán miattunk magyarázkodhat. Semmi értelme a csillagokat is megígérni az égről, ha egy kis előrelátással és tervezéssel pontosan tudható, ha valami már az elején a lehetetlen küldetés kategória.

2, Itt a minta ezt kérem (akarom)!

Főleg a kisebb és közepes méretű cégeknél fordul elő, hogy a pontos típus vagy cikkszám megadása helyett mintát kap a beszerző. Mi történik ilyenkor? A beszerzőre hárul a feladat, hogy elkezdjen keresgélni, beszállítókat hívogatni beszállítótól és a kapott információkat esetenként több körben egyeztetni az igénylővel.

Van erre megoldás? Az attól függ, miért nem adta meg a munkatárs a szükséges adatokat.

1, Nem tudta, hogy milyen adatokat kell megadni vagy csak lusta volt felírni.
Erre kiválóan megfelel, egy egyszerű anyagigénylő lap bevezetése, ha eddig nem volt, így nem kell azon gondolkodni milyen adatokra van szüksége a beszerzőnek aztán pedig el kell érni, hogy ezt a munkatársak használják is.
Többnyire ezen bukik meg a dolog és az esetek nagy részében nem is megy a cégvezető hathatós támogatása nélkül.

2, Valóban nem tudhatja.
Ennek több oka lehet, de a két leggyakoribb ok, az hogy egy régebbi alkatrészről van szó, amin esetleg nincs semmilyen cikkszám, vagy kód, a másik verzió pedig, hogy ugyan van rajta kód, de azt a terméket már nem gyártják és helyettesítő termékre van szükség.
Ebben az esetben sajnos mindkét fél kénytelen elfogadni, hogy hosszadalmasabb lesz a beszerzési folyamat, hiszen helyettesítő terméket kell találni, ami csak a beszerző és az igénylő munkatárs együttműködésével lehetséges.

3, Sajnos mégsem tudok határidőre szállítani.

A harmadik dolog, amit nagyon utálok a beszerzésben az, hogy pillanatok alatt borulhat a menetrend.
A megbízható szállító aranyat ér. Sajnos a legjobb szándék ellenére is előfordul, hogy a megígért szállítási határidőt nem tudják tartani.
Ilyenkor a beszerző gyakran nem tudja, hova kapjon először. Másik beszállítót keressen, vagy megpróbálja a beszállítót rávenni, hogy valami módon ő oldja meg a problémát, vagy éppen meggyőzni az igénylőt, hogy várja ki a szállítást, ha nem olyan sürgős az igény.

Ami a bosszantó a dologban, hogy a következő rendeléskor már kevesebb bizalma lesz a beszállítóhoz, és az agya hátsó szegletében folyton azon morfondírozik, hogy vajon tartják-e a megbeszélt határidőt vagy sem.

A beszerzés egy olyan stratégiai területe a a cégvezetésnek, ami mindig tartogat hirtelen meglepetéseket, és általában ezek nem kellemesek. Vannak azonban olyan részei, melyek bizonyos mértékig automatizálhatók, és a folyamatok átgondolásával ésszerűsíthetők. Ha kíváncsi vagy mik ezek a folyamatok, amik segíthetnek neked, hogy a beszerzésed hatékonyságának növelésével a céged nyereségét növeld, olvasd el a Segítség! Hova tűnik a pénz a cégemből? című könyvet, és kezdj hozzá a leírtak megvalósításának.

Németh Eszter
Beszerzésfejlesztési tanácsadó

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöljük.

Ez a weboldal az Akismet szolgáltatását használja a spam kiszűrésére. Tudjunk meg többet arról, hogyan dolgozzák fel a hozzászólásunk adatait..

Hatékony beszerzés - Beszerzésfejlesztési ötletek és tanácsok KKV-knak © 2014-2015 Németh Eszter Frontier Theme

Ez a weboldal sütiket használ. Az Uniós törvények értelmében kérem, engedélyezze a sütik használatát, vagy zárja be az oldalt. További információ

Az Uniós törvények értelmében fel kell hívnunk a figyelmét arra, hogy ez a weboldal ún. "cookie"-kat vagy "sütiket" használ. A sütik kicsik, teljesen veszélytelen fájlok, amelyeket a weboldal azért helyez el az Ön számítógépén, hogy minél egyszerűbbé tegye Ön számára a böngészést. A sütiket letilthatja a böngészője beállításaiban. Amennyiben ezt nem teszi meg, illetve ha az "Elfogadom" feliratú gombra kattint, azzal elfogadja a sütik használatát.

Bezár