Hatékony beszerzés

Tanuld meg a hatékony beszerzés fortélyait, hogy ne szivárogjon el a pénz a cégedből!

Szabályok – Az ideális beszerzési rendszer második fontos eleme

Már látom is, hogy sokan ingatják a fejüket, mondván, hogy a szabályokat úgysem tartja be senki, kis és középvállatoknál pedig családias a hangulat és nem szabad elrontani ilyen papírszagú dolgokkal, stb.

Egy dolgot kell azonban világosan látni. Ott, ahol nincsenek szabályok mindenki megy a saját feje után, ami előbb vagy utóbb rendszeres késésekhez, idő és pénzpazarláshoz vezet. Te miért dolgozol? A nyereségért vagy jótékonykodásból? Ha szeretnél a cégedből pénzt is látni, érdemes elgondolkodni a lenti 3 ponton, amikről nem árt, ha a beszerzésedhez kapcsolódóan írásos szabályzatot készítesz vagy készíttetsz valakivel, aki ért hozzá.

beszerzési szabályok

1,Rendelési jogosultságok és rendelés menete

Mielőtt ezt a szabályzatot megalkotnád, nem árt, ha megfontolod az alábbi 5 beszerzési alapelvet, ami kifejezetten kis és középvállalkozóknak íródott.

Miről írj egy beszerzési szabályzatban? Ezekről mindenképp:

  • Ki igényelhet anyagot, szolgáltatást?
  • Ki, mekkora összeg felett jogosult rendelni?
  • Mi a menete egy anyagigénylés és később a megrendelés elkészítésének és ki, kinek, mi továbbít?
  • Ki vehet át anyagot, és ki ellenőrzi, hogy a kapott szállítólevél majd számla megfelel-e a megrendelésnek?
  • Ezek az alapelemek, de persze cégtől függően egyéb számodra fontos folyamatelemek is belekerülhetnek. Úgy érzed, ez nagyon sok munka? Nem kell, hogy oldalakat tömj tele mindenféle leírással, elég egy egyszerű folyamatábra. A több száz oldalas leírásoknak semmi értelme, hiszen úgy sem fogja senki elolvasni.

    2,Szerződések kezelésének aláírásának menete, jogosultságok

    A szerződések a beszerzési rendszered alapelemei közé tartoznak. Ha megfelelően készítik el őket, és a megfelelő beszállítókkal kerülnek megkötésre, nagyban gyorsítják a beszerzési munkát.
    Mivel sok múlik rajtuk ezt azt javaslom inkább szakemberrel készíttesd el. De legalább olvasd el a szerződéskötési ellenőrzőlistát, amit ha feliratkozol a hírlevélre, automatikusan megkapsz.
    Ha az ott felsorolt pontokat leellenőrzöd, már sokat tettél a céged védelmében.

    A szerződéskötésekkel kapcsolatban azt javaslom, hogy ha lehet a szerződéskötési jogosultságot ne add ki a kezedből. Érvényesen szerződést ugyanis csak cégjegyzésre jogosult írhat alá, vagyis a végén mindenképpen tied a felelősség.

    3,Általános Beszerzési Feltételek

    Ha nem akarsz hosszadalmas megrendeléseket írogatni, amiben ugyanazokat a részleteket újra és újra leírod, érdemes készíteni egy olyan dokumentumot, ami az alapfeltételeket tartalmazza és a megrendelések és szerződések állandó mellékletévé tenni.

    Milyen előnyei vannak a leírt szabályoknak?

  • Nem kell, hogy újra és újra megkeressenek meg a beosztottaid azzal, hogy nem tudják, egy adott helyzetben mikét cselekedjenek?
  • Új munkatársak gyorsabban, és hatékonyabban betaníthatóak.
  • Nem kell ugyanazt az utasítást, – amit te alapvetőnek és mindenki által tudottnak gondoltál,- újra és újra elismételni?
  • Ha a munkatársak megtanulják a rendet, nem lesz folyton az az érzésed, hogy jobb lenne, ha mindent te csinálnál.
  • Nem kell a memóriádra hagyatkoznod, hogy kinek mit mondtál el, és mit nem, hiszen le van írva, és mindenki számára elérhető, ha kérdése van.
  • Ha számon kell kérned valakin a dolgokat, nem mondhatja hogy másképp emlékszik, hiszen mindenki ugyanazt az információt fogja megkapni, így nehezebb kibújni a felelősség alól.
  • Tovább a következő részhez!

    Tovább az előző részhez!

    Ha szeretnél további segítséget kapni ahhoz, hogy hatékonyabb legyen a céged beszerzése, jelentkezz az ingyenes online Beszerzésfejlesztési mini tanfolyamra!

    Németh Eszter
    Beszerzésfejlsztési tanácsadó

    Updated: 2015-04-26 — 13:33

    Vélemény, hozzászólás?

    Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöljük.

    Hatékony beszerzés - Beszerzésfejlesztési ötletek és tanácsok KKV-knak © 2014-2015 Németh Eszter Frontier Theme

    Ez a weboldal sütiket használ. Az Uniós törvények értelmében kérem, engedélyezze a sütik használatát, vagy zárja be az oldalt. További információ

    Az Uniós törvények értelmében fel kell hívnunk a figyelmét arra, hogy ez a weboldal ún. "cookie"-kat vagy "sütiket" használ. A sütik kicsik, teljesen veszélytelen fájlok, amelyeket a weboldal azért helyez el az Ön számítógépén, hogy minél egyszerűbbé tegye Ön számára a böngészést. A sütiket letilthatja a böngészője beállításaiban. Amennyiben ezt nem teszi meg, illetve ha az "Elfogadom" feliratú gombra kattint, azzal elfogadja a sütik használatát.

    Bezár