Napi szinten halljuk a csődbe ment cégek panaszait. Cégvezetők mesélik el érzelmektől fűtve, hogy ki hogyan tett nekik keresztbe. Milyen nehéz helyzetbe kerültek, és ki, hogyan hagyta cserben őket! A vevőjük nem fizet, a beszállítójuk meg nem szállít, vagy nem azt, nem akkora és nem úgy, ahogy kérték.
Tényleg így kell ennek lennie?
Nem hiszem! Mit tehetsz, hogy te ne járj így?
Több dolgot is!
Hogyan kezelik a beszerzésüket a sikeres vállalkozások?
1, Stratégia kialakítás a beszerzéssel karöltve
A beszerzés nem csak öncélúan létezik, hanem része a vállalati folyamatoknak, stratégiának.
Ha már egy ideje olvasod a beszerzésfejlesztési cikkeimet, vagy olvastad a könyvemet akkor bízom benne, hogy azért azt már sejted, hogy ez nem azt jelenti, hogy megalkotják a stratégiát, kitalálják az adott év mutatószámait, ügyvezetés, kontrolling és értékesítés karöltve, majd egy 3 mondatos emailben odadobják a beszerzésnek, hogy az eredmények érdekében ezt az eredményt kell hoznod.
Hanem akkor mit is jelent a valódi vállalati stratégia?
2, Rendszer, rendszer, rendszer
Ez az, amit nem lehet elégszer hangsúlyozni. Ahol rendszer van, ott a cégvezető rendszerben gondolkozik a beszerzéssel kapcsolatban is.
Mitől lesz rendszer a beszerzésben és mi az az 5 hiba, amit a beszerzési rendszered felépítésekor elkövethetsz?
Olvasd el a korábbi cikkeimben!
A beszerzési rendszer fejlődési szintjei
5 hiba, amit a beszerzési rendszer felépítésekor elkövethetünk
3, Szabályok
A beszerzési rendszerhez kapcsolódóan szabályokat alakítanak ki, melyeket a munkatársakkal megismertetnek és rendszeres képzések keretében “folyamatosan fejben tartatnak”. Ráadásul a sikeres vállalkozások a szabályok betartását időnként ellenőrzik is és az ellenőrzés eredményéről a munkatársaknak minden alkalommal visszajelzést adnak.
Miért fontos a fenti összes lépés alkalmazása? Miért nem elég csak néhány közülük?
Gondoljuk csak végig a következőket!
1, Ha nincsenek szabályok, nincs mit betartani, nincs mit számon kérni és mindenki megy a maga feje után. Előbb utóbb káosz lesz, ami biztosan nem a cég érdekeit szolgálja.
2, Ha ugyan vannak szabályok, de a munkatársaknak halvány fogalma nincs ezekről, akkor ugyan ott vagyunk mint az előbb. Olyan, mintha nem is lennének.
3, Az hogy egyszer elmondtunk valamit, még nem garancia arra, hogy mindenki megértette, és emlékezni is fog rá még egy hét múlva is. Ehhez kellenek a rendszeres képzések.
4, Ha nem ellenőrizzük időnként a folyamatok betartását, előbb utóbb nem lesz fontos, hogy mindenki betartja.
5, Ha az ellenőrzés során kiderül, hogy valami nem jól működik, de erről az érintettek nem kapnak pontos információt, akkor esély sincs, hogy javuljon a helyzet. Ráadásul ilyenkor derülhet ki az is, hogy bizonyos dolgokat azért nem tartanak be, mert már rég életszerütlen.
Mielőtt sokan ránéznének a falukon díszelgő ISO tanúsítványra és megveregetnék a vállukat, hogy hiszen nekik ez mind megvan, azért a biztos ami biztos alapon én tartanék egy szúrópróba szerű ellenőrzés, hogy azok a folyamatok, amiket például az auditorok kedvéért hamar leírtunk egyszer, valóban jók-e, tényleg a cég érdekeit szolgálják-e és vajon folyamatosan betartják-e őket a munkatársak vagy csak az audit előtti pár hétben. 🙂
4, Beszállítók kiválasztása
A beszállítói kört gondosan megválogatják. Nem a haver haverja a kiemelt beszállító, hanem az, aki megbízhatóan, pontosan és a legjobb ár-érték arányban teljesít. Hosszú távú kapcsolatokra építenek és a teljes termelési lánc figyelembevételével döntenek.
Ha szeretnél erről a témáról többet megtudni, nézz körül itt!
Kölcsönösen előnyös beszállítói kapcsolatok kialakítása
5, Mérés, dokumentálás
Hangsúlyt fektetnek a folyamatok dokumentálására is. Igen az Adminisztrációról van szó, amit mindenki annyira szeret.
Persze ennek is csak akkor van értelme, ha a dokumentumoknak később hasznát látjuk.
Milyen adatokat érdemes például követni a beszerzésben?
Olvasd el ebben a cikkemben!
Adminisztráció, a leggyűlöltebb szavak egyike!
Szeretnél további hasznos információkat? Kérd az ingyenes beszerzési tippeket!
Németh Eszter
Beszerzésfejlesztési tanácsadó
